Microsoft Office : SARKARI LIBRARY


परिचय

  • माइक्रोसाफ्ट ऑफिस एक लोकप्रिय अप्लिकेशन प्रोग्राम है जिसका प्रयोग मुख्यतः कार्यालय संबंधी कार्यों के लिए किया जाता है। 

  • माइक्रोसाफ्ट ऑफिस के कुछ लोकप्रिय संस्करण हैं

Microsoft Office-97 

Microsoft Office-2000 तथा 2003 

Microsoft Office-XP, 

MS Office 2007

  • माइक्रोसाफ्ट ऑफिस साफ्टवेयर एक बंडल पैकेज के रूप में आता है जिसके मुख्य प्रोग्राम हैं

माइक्रोसाफ्ट एक्सेल (MS Excel) 

माइक्रोसाफ्ट पॉवर प्वाइंट (MS Power Point) 

माइक्रोसाफ्ट एक्सेस (MS Access) 

माइक्रोसाफ्ट वर्ड (MS Word) 

माइक्रोसाफ्ट आउटलुक (MS Outlook) 

ये सभी प्रोग्राम अलग-अलग कार्य करते हैं, पर इनकी मूलभूत संरचना व कार्य प्रणाली एक जैसी है .

एमएस एक्सेल (MS Excel)

  • यह एक विण्डोज आधारित स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। 

  • इसमें फार्मूला का निर्माण कर Editing के द्वारा तुरंत परिणाम प्राप्त किया जा सकता है। 

  • एक्सेल में दूसरे प्रोग्रामों के डाटा तथा चित्रों को जोडा जा साता है जबकि एक्सेल या उसके किसी भाग को वर्ड या पावर प्वाइंट डाक्यूमेंट में शामिल किया जा सकता है। 

  • यह प्रोग्राम गणितीय गणनाओं (Mathematical Calculations) तथा अंकीय डाटा के लिए उपयुक्त माना जाता है।

एमएस पावर प्वाइंट (MS Power Point)

  • यह स्लाइडों के माध्यम से सूचनाओं के प्रस्तुतिकरण का एक सशक्त प्रोग्राम है। 

  • इस प्रोग्राम में स्लाइडों में टेक्स्ट, ध्वनि, चलचित्र तथा एनीमेशन को भी जोड़ा जा सकता है। 

  • पावर प्वाइंट में बने स्लाइड को वर्ड, एक्सेल आदि प्रोग्राम में जोड़ा जा सकता है, जबकि अन्य प्रोग्रामों की सूचना भी पावर प्वाइंट स्लाइड में दिखाया जा सकता है।

एमएस एक्सेस (MS Access)

  • यह एमएस ऑफिस का डाटाबेस प्रोग्राम है जिसमें सारणी (Table) के रूप में डाटा को संग्रहीत व व्यवस्थित किया जा सकता है, उनमें परिवर्तन किया जा सकता है तथा रिपोर्ट और चार्ट तैयार किये जा सकते हैं। 

  • एक्सेस डाटाबेस में कई सारणियों में तैयार डाटा को एक साथ जोड़ा भी जा सकता है। 

माइक्रोसाफ्ट वर्ड (Microsoft Word)

  • यह एक लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग अप्लिकेशन साफ्टवेयर है जिसके द्वारा लिखित टेक्स्ट (Text) डाक्यूमेंट तैयार किया जाता है। 

  • एमएस वर्ड साफ्टवेयर टेक्स्ट या वर्ड डाक्यूमेंट को Edit, Format, Save, View तथा Print आदि की सुविधा प्रदान करता है। 

  • इसमें टेक्स्ट, चित्र तथा ग्राफिक्स का निर्माण किया जा सकता है तथा टेक्स्ट का फारमेटिंग (Formatting) भी किया जा सकता है। 

  • इसमें स्पेलिंग व ग्रामर की जांच करने, शब्दों को रेखांकित (Underline) करने, आटो फारमेट (Auto Format), मेल मर्ज (Mail Merge) जैसी अनेक सुविधाएं मौजूद हैं। 

एमएस वर्ड विंडो के मुख्य भाग (Main Parts of MS Word Window)

अध्ययन की दृष्टि से एमएस वर्ड विंडो को निम्नलिखित मुख्य भागों में बांटा जा सकता है :

टाइटिल बार (Title Bar) : 

  • यह विंडो के सबसे ऊपर स्थित रहता है जिस पर विंडो या डाक्यूमेंट का नाम लिखा रहता है। 

  • यदि कोई नया प्रोग्राम खोला गया है तो उसे ‘Document 1’ नाम दिया जाता है। 

  • यह गहरे रंग का होता है, जिस पर Maximise, Minimise/ Restore तथा Close बटन होता है।

मेन्यू बार (Menu Bar): 

  • इनमें कई आदेश बटन होते हैं जिनमें प्रत्येक में एक पुल डाउन मेन्यू होता है जिससे एक निश्चित वांछित कार्य किया जा सकता है।

वर्ड प्रोग्राम के मेन्यू बार में उपलब्ध विकल्प हैं

मेन्यू

की-बोर्ड शार्टकट

ड्राप डाउन मेन्यू में उपलब्ध विकल्प

File

Alt+F

New, Open, Close, Save, Save As, Page Setup, Print Preview, Print, Properties etc.

Edit

Alt+E

Undo/Repeat, Cut, Copy, Paste, Paste Special, Clear, Select All,Find, Replace, Object Properties, Picture Object. 

View

Alt+V

Normal, Web Layout, Print Layout, Outline, Toolbars, Ruler Document Map, Header and Footer, Footnote, Full Screen, Zoom, Comments.

Insert

Alt+I

Break, Page Number, Date and time, Auto Text, Field, Symbol, Comment, Footnote, Caption, Index and Tables, Picture, Text Box, File, Object, Book Mark, Hyperlink

Format

Alt+O

Font, Paragraph, Bullets and Numbering, Borders and Shading, Coloumns, Tabs, Drop Cap, Text Direction, Change Case, Background, Theme Frames, Auto Format Style.

Tools

Alt+T

Spelling and Grammar, Word Count, Auto Summarize, AutoCorrect, Merge Document, Mail Merge, Letter Wizard, Macro etc.

Table

Alt+A

Draw Table, Insert, Delete, Select, Merge Cell, Split Cell, Split Table, Sort, Formula, Hide Gridlines.

Window

Alt+W

New Window, Arrange All, Split

Help

Alt+H

Microsoft Word Help, Hide the Office Assistant, What is this?, Word Perfect Help, Detect and Repair, About Microsoft Word

टूल बार (Tool Bar) : 

  • टूल बार सामान्यतः मेन्यू बार के ठीक नीचे उपस्थित रहता है। 

  • इसमें विंडों में प्रयुक्त सुविधाओं का आइकन बना होता है जिसे क्लिक कर निर्धारित कार्य संपन्न करा सकते हैं या संबंधित डायलाग बॉक्स खोल सकते हैं। 

  • टूल बार पर दिखाई देने वाले आइकन को सुविधानुसार जोड़ा या हटाया जा सकता है। 

  • टूल बार को विंडो प्रोग्राम में सक्रिय करने के लिए View मेन्यू चुनते हैं। 

  • इसके ड्राप डाउन मेन्यू से Toolbar चुनते हैं जो टूलबार की सूची प्रदर्शित करता है। 

  • संबंधित टूलबार के सामने बने चेक बॉक्स को क्लिक करने पर वह टूलबार विंडो प्रोग्राम में दिखाई देता है।

  • एमएस वर्ड प्रोग्राम में उपलब्ध टूलबार हैं

    • स्टैण्डर्ड (Standard)

    •  फारमेटिंग (Formating) 

    • टेबल और बार्डर (Table and Borders) 

    • ड्राइंग (Drawing) 

    • डाटाबेस (Data base) 

    • फॉर्मस (Forms) 

    • (Auto Text) 

    • पिक्चर (Picture)

स्टैण्डर्ड टूलबार (Standard Toolbar): 

  • इसमें फाइल और टेक्स्ट संबंधी कार्यों के लिए आइकन बने होते हैं जिनसे वांछित कार्य किया जा सकता है या डायलॉग बॉक्स खोले जा सकते हैं।

स्टैंडर्ड टूलबार पर उपलब्ध विकल्प हैं 

टूल

की-बोर्ड शार्टकट

कार्य

New

Ctrl+N

नया डाक्यूमेंट खोलना

Open

Ctrl+O

पूर्व में Save किए गए डाक्यूमेंट खोलना

Save

Ctrl+S

फाइल या डाक्यूमेंट सुरक्षित रखना

Print

Ctrl+P

सक्रिय फाइल या चयनित डाक्यूमेंट को प्रिंट करना। यह प्रिंट डायलॉग बॉक्स खोलता है। 

Print Preview

Ctrl+F2

प्रिंट से पहले डाक्यूमेंट का स्वरूप देखना

Spelling and Grammar

F7

सक्रिय डाक्यूमेंट में शब्दों की स्पेलिंग तथा वाक्यों का व्याकरण की जांच कर सुझाव देना

Cut

Ctrl+X

चयनित डाक्यूमेंट या उसके भाग को काटकर क्लिप बोर्ड में लाना

Copy

Ctrl+C

चयनित डाक्यूमेंट या उसके भाग को कापी कर क्लिप बोर्ड में लाना

Paste

Ctrl + V

कट या का कॉपी द्वारा क्लिप बोर्ड में लाये गये डाक्यूमेंट को कर्सर के स्थान पर डालना

Undo

Ctrl+Z

पूर्व में दिए गए आदेश को रद्द करना

Redo

Ctrl+Y

पूर्व में रद्द किए गए आदेश को पुनः प्रभावी बनाना

Tables and Borders

डाक्यूमेंट में सारणी व बार्डर बनाना

Insert Table

डाक्यूमेंट में निश्चित रो और कालम का सारणी डालना

Insert Excel Work Sheet

वर्ड डाक्यूमेंट में एक्सेल वर्कशीट जोड़ना

Column

वर्ड डाक्यूमेंट को कालम में विभाजित करना

Drawing

शब्दों व चित्रों को कलात्मक रूप प्रदान करना

Show/Hide

पैराग्राफ चिह्नों तथा नॉन प्रिंटिंग कैरेक्टर को प्रदर्शित करना या छुपाना

Zoom

दस्तावेज के आकार को 10% से 400% तक घटाना-बढ़ाना

Office Assistant 

F1

आवश्यकता पड़ने पर किसी विषय पर सहायता प्रदान करना

फारमेटिंग टूलबार (Formatting Toolbar) : 

  • इसमें टेक्स्ट व पैराग्राफ के स्वरूप में परिवर्तन के लिए आवश्यक टूल रहते हैं। फारमेटिंग टूल बार पर उपलब्ध विकल्प हैं

टूल

की-बोर्ड शार्टकट

कार्य

Style

Ctrl + Shift +S

टेक्स्ट के स्वरूप में परिवर्तन करना

Font

Ctrl+ Shift +F

टैक्स्ट के प्रकार में परिवर्तन करना

Font Size

Ctrl+Shift+P

टेक्स्ट के आकार में परिवर्तन करना

Bold

Ctrl+B

टेक्स्ट को मोटे अक्षरों में लिखना

Italic

Ctrl+I

टेक्स्ट को तिरछे अक्षरों में लिखना

Under line

Ctrl+U

टेक्स्ट को अंडरलाइन करना

Align Left

Ctrl+L

टेक्स्ट या पैराग्राफ को बायीं ओर से सजाना

Align Centre

Ctrl+E

टेक्स्ट को बीच में लिखना

Align Right 

Ctrl+R

टेक्स्ट या पैराग्राफ को दायीं ओर से सजाना

Justify

Ctrl+J

टेक्स्ट या पैराग्राफ को दायें व बाये, दोनों तरफ से शब्दों के बीच की जगह को घटा या बढ़ा कर सजाना

Numbering

पैराग्राफ या लाइन को नंबर देना

Bullets

पैराग्राफ या लाइन को पूर्व निर्धारित आकृति से चिह्नित व सूचीबद्ध करना

Increase/Decrease Indent

पैराग्राफ के इंडेंट या मार्जिन को घटाना या बढ़ाना

Out side Border

चयनित टेक्स्ट, पैराग्राफ या आब्जेक्ट के चारों ओर बार्डर बनाना

Highlight

चयनित टेक्स्ट के बैक ग्राउण्ड को चुने गये रंग के अनुसार हाइलाइट करना

Font Color

चयनित टेक्स्ट का रंग निर्धारित करना

ड्राइंग टूल बार (Drawing Tool bar) : 

  • यह वर्ड डाक्यूमेंट में चित्र या रेखाचित्र बनाने तथा उसमें परिवर्तन करने के लिए प्रयोग होता है। 

  • यह वर्ड डाक्यूमेंट को कलात्मक स्वरूप प्रदान करता है।

ड्राइंग टूल बार पर उपलब्ध विकल्प हैं 

टूल

कार्य

Draw

किसी चित्र के फारमेटिंग में सहायक

Select

किसी चित्र या उसके भाग को सेलेक्ट करना

Autoshape

पूर्व निर्धारित ज्यामितीय आकारों में से किसी एक का चयन कर डाक्यूमेन्ट में डालना

Draw line

माउस की सहायता से लाइन खींचना

DrawArrow

माउस की सहायता से तीर सहित लाइन (Arrow) खींचना

Rectangle

आयताकार ज्यामितीय आकृति बनाना

Oval

अंडाकार या वृत्ताकार ज्यामितीय आकृति बनाना

Text Box

डाक्यूमेंट में आयताकार बॉक्स डालनाजिसके अंदर टेक्स्ट लिख सकते हैं

Word Art

शब्दों को कलात्मक स्वरूप प्रदान करना

Clip Art

डाक्यूमेंट में क्लिप आर्ट डालना

Fill Color

चित्र या आकार में रंग भरना

Line Color

लाइन को विशेष रंग देना

Font Color

चयनित टेक्टस को विशेष रंग में लिखना

Line Style

ड्राइंग में लाइन के स्वरूप में परिवर्तन

Dash Style

लाइन को डौटेड स्टाइल में बदलना

Arrow Style

ऐरो लाइन के स्वरूप में परिवर्तन करना

Shadow

चयनित वस्तु को छाया शैली (Shadow Style) में परिवर्तित करना

3D

चयनित वस्त को त्रिविमीय (Three Dimentional) आयाम प्रदान करना

रूलर (Ruler) : 

  • वर्ड प्रोग्राम में दो रूलर होते हैं

Horizontal (क्षैतिज) तथा Vertical (ऊर्ध्वावर)। 

  • View मेन्यू के ड्राप डाउन मेन्यू में Ruler को क्लिक कर इसे दिखाया या छिपाया जा सकता है। 

  • Ruler पर स्थित markers को आगे-पीछे (drag) कर Tab, Margin तथा Indent की दूरियों को घटाया-बढ़ाया जा सकता है।

टेक्स्ट क्षेत्र (Text Area) : 

  • यह वर्ड प्रोग्राम का मुख्य कार्य क्षेत्र है, जहां टेक्स्ट टाइप किया जा सकता है, copy किए गए आब्जेक्ट डाले जा सकते हैं तथा उनकी इडिटिंग व फारमेटिंग की जा सकती है। 

माउस प्वाइंटर (Mouse Pointer) : 

  • वर्ड विंडो में एक स्थान से दूसरे स्थान पर जाने पर माउस प्वाइंटर का रूप अलग-अलग होता है। 

  • टेक्स्ट में माउस प्वाइंटर एक पतली बड़ी रेखा  के आकार का होता है।

कर्सर (Cursor) : 

  • वर्ड प्रोग्राम में कर्सर एक पतली रेखा (I) होता है जिसे इन्सरशन बिंदू (Insertion Point) भी कहते हैं। 

  • वर्ड प्रोग्राम में कोई भी आदेश कर्सर के Insertion Point पर ही प्रभावी होता है। 

  • टाइप या Paste की जाने वाली वस्तु यहीं प्रकट होती है। 

  • कर्सर स्क्रीन पर आता-जाता या Blink करता रहता है। 

  • टेक्स्ट डाक्यूमेंट में कर्सर हमारी वर्तमान स्थिति (position) बताता है। जब स्क्रॉल बार द्वारा डाक्यूमेंट को ऊपर नीचे या दायें-बायें किया जाता है, तो Insertion point या Cursor अपने पुराने स्थान पर ही बना रहता है।

  • फारमेटिंग टूल बार में Alignment के चार विकल्प होते हैं| 

    • Left, Right, Centre तथा Justify।

  • इनमें से एक बार में किसी  एक ही विकल्प का चयन किया जा सकता है। 

  • डाक्यूमेंट में टाइप किया गया टेक्स्ट स्वतः (By default) में Left Align होता है।

स्टेट्स बार (Status Bar): 

  • यह विंडो प्रोग्राम के सबसे नीचे स्थित पतली पट्टी है। 

  • यह खुले डाक्यूमेंट में कुल पेज की संख्या तथा वर्तमान में कर्सर की स्थिति (पेज नंबर, लाइन तथा कॉलम नंबर) बताता है। 

  • स्टेटस बार पर Zoom Control Slider होता है जिसे आगे-पीछे कर डाक्यूमेंट के वर्तमान view को बड़ा या छोटा किया जा सकता है।

स्क्राल बार (Scroll Bar) : 

  • जब डाक्यूमेंट का आकार खुले विंडो के टेक्स्ट एरिया से बड़ा होता है, तो स्क्राल बार दिखाई देता है। 

  • वर्ड प्रोग्राम में दो स्क्राल बार होते हैं- Vertical तथा Horizontal

  • इनको ड्रैग कर डाक्यूमेंट को विंडो स्क्रीन पर ऊपर नीचे (Verticle) या दायें-बायें (Horizontal) खिसकाया जा सकता है। 

दस्तावेज देखना (Viewing the Doucment)

  • यह स्क्रीन पर उपस्थित दस्तावेज को देखने का तरीका है। वर्ड में उपलब्ध व्यू है

सामान्य (Normal View)

  • स्क्रीन उसी तरह दिखाई देता है जिस तरह तैयार किया गया होता है। यह किसी डाक्यूमेंट का Default view होता है। 

पेज लेआउट (Page layout View) : 

  • इसमें स्क्रीन उस तरह दीखता है जैसा प्रिंट करने पर छपा हुआ पेज दिखाई देता है। 

आउट लाइन (Outline View) : 

  • इसमें डाक्यूमेंट के बांये किनारे पर अध्याय व पैराग्राफ के नाम देख सकते हैं।

आनलाइन ले आउट (Online Layout) : 

  • इसमें डाक्यूमेंट वेब पेज की तरह दिखाई पड़ता है।

क्लिप बोर्ड (Clip Board)

  • क्लिप बोर्ड में विण्डोज प्रोग्राम में Cut या Copy की गई वस्तुएं अस्थायी तौर पर रखी जाती हैं ताकि उन्हें किसी अन्य या उसी प्रोग्राम में प्रयोग किया जा सके। इसमें 

  • कुल 24 वस्तुएं सुरक्षित रखी जा सकती हैं।

  • क्लिप बोर्ड को सक्रिय करने के लिए मेन्यू बार पर View > Toolbars > Clipboard क्लिक करें। 

अनडू/रीडू (Undo/Redo)

  • यह विण्डो में की गई गलतियों को सुधारने के काम आता है। 

  • Undo बटन से एक बार में पूर्व में किये गये एक कार्य को निष्क्रिय (Cancel) किया जा सकता है। 

  • Redo बटन से पूर्व में Undo किये गये एक बार में एक कार्य को पुनःसक्रिय किया जा सकता है। 

  • File मेन्यू के Print Preview से हम दस्तावेज छपने के बाद कैसा दिखेगा, यह देख सकते हैं।

चेंज केस (Change Case) 

  • इसके द्वारा टाइप किये गये शब्दों को Capital or Small Letter) में आवश्यकतानुसार बदला जा सकता है।

इसमें 5 विकल्प उपलब्ध हैं

  1. Sentence case : प्रत्येक वाक्य के प्रथम अक्षर को बड़ा व अन्य अक्षरों को छोटा करता है। 

  2.  lowercase : सभी अक्षरों को छोटा (Small Letter) करता है। 

  3. UPPERCASE : सभी अक्षरों को बड़ा (Capital Letter) करता है। 

  4. Title Case : वाक्य के प्रथम शब्द को बड़ा (Capital) करता है। 

  5. toGGLE CASE : छापे के बड़े अक्षरों को छोटा और छापे के छोटे अक्षरों को बड़ा करता है। 

फाइंड और रिप्लेस (Find and Replace)

  • इसे वर्ड प्रोग्राम में किसी निश्चित शब्द को पूरे प्रोग्राम में खोजने (Find) और किसी अन्य शब्द या शब्द समूह द्वारा प्रतिस्थापित (Replace) करने के लिए किया जाता है।

  • इसके लिए Edit > Find या टूल बार पर Find बटन दबायें।

फुटनोट और इंडनोट (Footnotes and Endnotes)

  • किसी दस्तावेज में प्रत्येक पृष्ठ के अंत में दिखने वाला टेक्स्ट Footnote कहलाता है, जबकि दस्तावेज के अंत में दिखने वाला टेक्स्ट Endnote कहलाता है।

हेडर और फुटर (Header and Footer)

  • इस सुविधा द्वारा किसी दस्तावेज के प्रत्येक पृष्ठ पर ऊपर या नीचे कोई सूचना जैसे—टाइटिल, पाठ का नाम, पेज संख्या, डेट आदि डाला जा सकता है जो प्रिंट किए गए दस्तावेज पर छपते हैं। 

  • दस्तावेज के प्रत्येक पेज में ऊपर दिखाई देने वाला टेक्स्ट हेडर (Header) तथा प्रत्येक पृष्ठ में नीचे दिखाई देने वाला टेक्स्ट फुटर (Footer) कहलाता है।

  • View मेन्यू में Header and Footer विकल्प पर क्लिक कर हेडर व फुटर टूलबार सक्रिय किया जा सकता है। 

  • इसके द्वारा डाक्यूमेंट में टेक्स्ट, पेज नंबर, डेट, टाइम आदि डाल सकते हैं।

  • हेडर व फुटर तथा फुटनोट व इंडनोट केवल Print Layout View में दिखाई पड़ते हैं। 

क्लिप आर्ट (Clip Art)

  • एमएस ऑफिस प्रोग्राम में पूर्व निर्धारित चित्र, आवाज या चलचित्र (Pictures, Sounds and Videos) का एक समूह रहता है, जिसे विंडो के किसी अन्य प्रोग्राम में प्रयुक्त किया जा सकता है। इसे क्लिप आर्ट कहते हैं। 

  • क्लिप आर्ट में चित्रों को विभिन्न समूहों में वर्गीकृत किया जाता है। 

  • क्लिप आर्ट में बाहर से बने चित्रों को डाला  जा सकता है तथा पहले से मौजूद आब्जेक्ट को Edit किया जा सकता है।

  • क्लिप आर्ट खोलने के लिए मेन्यू बार पर Insert > Picture >Clip Art पर क्लिक करें या ड्राइंग टूल बार पर Insert Clip Art आइकलन पर क्लिक करें।

आटो करेक्ट (Auto Correct)

  • इस व्यवस्था द्वारा वर्ड प्रोग्रामस्पेलिंग या ग्रामर आदि टेक्स्ट की सामान्य गलतियों को स्वयं टाइप करते समय ही सुधार देता है। 

  • इसमें शब्दों को ठीक करने की एक डिक्शनरी होती है जिसमें अन्य शब्द जोड़े (Add) जा सकते हैं। 

  • Tools मेन्यू में Auto Correct विकल्प पर क्लिक कर Auto Correct डायलॉग बॉक्स खोला जा सकता है। 

वर्ड आर्ट (Word Art)

  • इसका प्रयोग कर शब्दों को पूर्व निर्धारित कलात्मक रूप दिया जाता है। 

  • शब्दों को चयनित कर Insert Word Art बटन पर क्लिक करके Word Art Gallery खोला जाता है। 

  • इसमें से पूर्व निर्धारित कलात्मक स्वरूप का चयन किया जा सकता है।

टेक्स्ट बॉक्स (Text Box)

  • यह एक चौकोर बाक्स होता है जिसके अंदर टेक्स्ट टाइप किया जा सकता है तथा उसकी इडिटिंग व फारमेटिंग की जा सकती है। 

  • टेक्स्ट बाक्स को डाक्यूमेंट में कहीं भी रखा जा सकता है। 

  • ड्राइंग टूल बार पर Text Box आइकन पर क्लिक कर टेक्स्ट बाक्स खोला जा सकता है। 

  • इससे माउस प्वाइंटर ‘+’ के निशान का हो जाता है। इसे एक स्थान पर रखकर माउस को Drag कर टेक्स्ट बॉक्स को वांछित आकार दिया जा सकता है।

  • वर्ड डाक्यूमेंट में टेक्स्ट वही टाइप होता है जहां कर्सर रहता है। Copy या Cut किए गए आब्जेक्ट भी कर्सर वाले स्थान पर ही Paste किये जा सकते हैं। 

  • वर्ड डाक्यूमेंट में पैराग्राफ बदलने के लिए Enter बटन का प्रयोग किया जाता है।

बुलेट व नंबर बनाना (Create Bullets & Numbers)

  • डाक्यूमेंट में किसी लिस्ट को प्रदर्शित करने के लिए प्रयुक्त छोटे चिह्न Bullets कहलाते हैं जबकि लिस्ट को सिरियल नंबर देना Numbering हैं।  

  • इसके लिए Format मेन्यू में Bullets and Numbering पर क्लिक करें या Formatting Toolbar पर Bullets या Numbering आइकन पर क्लिक करे। 

  • Bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स खुलेगा। इसमें से वांछित Bullets या Number Style का चयन कर सकते हैं।

स्पेलिंग व ग्रामर चेक करना (Checking Spelling and Grammar)

  • वर्ड डाक्यूमेंट में टेक्स्ट का Spelling तथा Grammar के जांच की सुविधा रहती है। 

  • इसमें बने डिक्सनरी तथा ग्रामर नियमों के आधार पर यह उपयुक्त सुझाव भी देता है।

  • Spelling में हुई गलती को लाल तरंगीय अंडरलाइन (Red Wavy Underline) से जबकि Grammar की गलती को हरा तरंगीय अंडरलाइन (Green Wavy Underline) से दर्शाया जाता है। 

  • अंडरलाइन शब्द पर right Click करने से एक Drop Down Menu खुलता है जो संभावित विकल्प सुझाता है। इसमें शब्द को इग्नोर (Ignore) करने या डिक्शनरी में जोड़ने का विकल्प भी होता है। 

  • सुझाये गये विकल्प पर क्लिक करने पर Spelling स्वतः परिवर्तित हो जाता है।

पेज व कालम ब्रेक डालना (Inserting Page/Column Break)

  • इसका प्रयोग डाक्यूमेंट में पेज या कॉलम बदलने के लिए किया जाता है। 

  • पेज/कालम ब्रेक वहीं डाला जा सकता है जहां कर्सर रहता है।

  • इसके लिए Insert मेन्यू में Break विकल्प चुनें। Break डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। इसमें Page Break या Column Break रेडियो बटन को क्लिक करें तथा OK बटन दबायें।

  • पाराग्राफ के अंत में Enter बटन दबाकर नया पाराग्राफ शुरू किया जा सकता है जबकि Ctrl + Enter दबाकर नया पेज आरंभ (Page Break) किया जा सकता है।

वर्ड रैप (Word Wrap) : 

  • वर्ड रैप की विशेषता किसी पाराग्राफ में आवश्यकता पड़ने पर अगली लाइन में स्वतः भेज देता है। 

  • इससे किसी लाइन के अंत में किसी शब्द का अंश नहीं रहता तथा प्रत्येक लाइन के अंत में Enter दबाने की जरूरत नहीं रहती। 

टेक्स्ट रैप (Text Wrap) : 

  • वर्ड डाक्यूमेंट में किसी चित्र या डायग्राम के चारों तरफ टेक्स्ट लिखना Text Wrap कहलाता है। 

  • इसके लिए टेक्स्ट डाक्यूमेंट में चित्र या डायग्राम Insert कर Format मेन्यू में Text Wrap कमांड का प्रयोग किया जाता है। 

  • इसमें चित्र तथा टेक्स्ट का alignment भी तय किया जा सकता है।

वाटर मार्क (Water mark) : 

  • यह एक धुंधला (dim) चित्र या टेक्स्ट है जो किसी डाक्यूमेंट में टेक्स्ट की पृष्ठभूमि (background) में दिखाई देता है। 

  • यह डाक्यूमेंट के Print Layout View में तथा छपे हुए पेज पर दिखाई देता है। इसे Page Layout मेन्य में Water mark पर क्लिक कर सक्रिय किया जा सकता है।

टेक्स्ट सेलेक्ट करना (Selecting Text) 

  • वर्ड डाक्यूमेंट में किसी टेक्स्ट को Copy, Cut, Delete या Edit करने के लिए उसे सेलेक्ट करना पड़ता है। 

  • सेलेक्ट किया गया टेक्स्ट स्क्रीन पर गहरे रंग के बैकग्रांउड में (Highlighted) दिखता है।

माउस द्वारा टेक्स्ट सेलेक्ट करना (Selection of Text Using Mouse): 

  • एक शब्द (Word) सेलेक्ट करने के लिए उस शब्द पर Double Click करें। 

  •  एक लाइन (Line) सेलेक्ट करने के लिए लाइन के बायीं ओर Selection Area में क्लिक करे। 

  • एक वाक्य (Sentence) सेलेक्ट करने के लिए Ctrl बटन दबायें रखकर वाक्य पर कहीं भी क्लिक करें। 

  • एक पैराग्राफ (Paragraph) सेलेक्ट करने के लिए पैराग्राफ पर तीन बार क्लिक करें। 

  • पूरा डाक्यूमेंट (Entire Document) सेलेक्ट करने के लिए Edit मेन्य में Select All क्लिक करें। 

  • डाक्यूमेंट के किसी भाग को सेलेक्ट करने के लिए वांछित टेक्स्ट के आरंभ में क्लिक करें तथा माउस को छोड़े बिना वांछित टेक्स्ट के अंत तक Drag करें। 

    • या वाछित टेक्स्ट के आरंभ में क्लिक करें तथा Shift बटन दबाये रखकर टेक्स्ट के अंत में क्लिक करें। 

की-बोर्ड द्वारा टेक्स्ट सेलेक्ट करना (Selecting Text Using Keyboard)

  • कर्सर को सेलेक्ट किए जाने वाले टेक्स्ट के प्रारंभ में रखे। 

  • Shift बटन को दबाये रखकर ऐरो बटन (ArrowKey) की सहायता से टेक्स्ट को सेलेक्ट किया जा सकता है।

  • पूरा डाक्यूमेंट सेलेक्ट करने के लिए Ctrl+A दबायें। 

डिलीट (Delete)

  • फाइल या फोल्डर या किसी डाक्यूमेंट में किसी अक्षर (Character), शब्द, वाक्य, पैराग्राफ या पूरे डाक्यूमेंट को डिलीट करने के लिए उसे सेलेक्ट करें तथा Del (Delete) बटन दबायें।

  • कर्सर के दायीं (right) ओर स्थित कैरेक्टर को एक-एक कर डिलीट करने के लिए Del बटन का प्रयोग किया जाता है। 

  • कर्सर के बायीं (Left) ओर स्थित कैरेक्टर को डिलीट करने के लिए Backspace बटन का प्रयोग होता है।

  • एक्सप्लोरर विंडो में किसी फाइल को उसपर क्लिक कर सेलेक्ट कर सकते हैं। 

  • एक साथ लगातार कई फाइलों को सेलेक्ट करने के लिए पहली फाइल पर क्लिक करें तथा Shift बटन दबायें रखकर अंतिम फाइल पर क्लिक करें। 

  • असामान्य क्रम (Non Consecutive Order) में कई फाइलों को सेलेक्ट करने के लिए Ctrl बटन दबाये रखकर फाइलों को क्लिक करे।

टेक्स्ट कॉपी करना (Copying Text)

  • टेक्स्ट, ग्राफ, चित्र या डाक्यूमेंट आदि को Copy करने से यह मूल डाक्यूमेंट में बना रहता है तथा Clip Board पर अस्थायी तौर पर स्टोर हो जाता है ताकि बाद में इसे उसी प्रोग्राम में दूसरी जगह या किसी अन्य प्रोग्राम में Paste किया जा सके।

Copy = Ctrl+C दबायें।

  • कॉपी किया गया टेक्स्ट Clip Board में उपस्थित रहता है। 

टेक्स्ट कट करना (Cutting Text)

  • टेक्स्ट, ग्राफ, चित्र या डाक्यूमेंट आदि को Cut करने से वह मूल स्थान से हटकर Clip Board पर अस्थायी तौर पर स्टोर हो जाता है ताकि उसे किसी अन्य जगह Paste किया जा सके।

Cut = Ctrl + X दबायें

  • Copy तथा Cut में अंतर यह है कि Copy किया गया टेक्स्ट Clip Board तथा मूल डाक्यूमेंट, दोनों जगह रहता है जबकि Cut किया गया टेक्स्ट मूल डाक्यूमेंट से हटकर Clip Board पर आ जाता है। 

टेक्स्ट को पेस्ट करना (Pasting Text)

  • Cut या Copy किए गए डाक्यूमेंट को Insertion Point पर डालना Paste कहलाता है। 

  • किसी डाक्यूमेंट या उसके भाग को एक स्थान से हटाकर दूसरे स्थान पर डालने के लिए Cut & Paste का प्रयोग होता है। 

  • जबकि डाक्यूमेंट या उसके भाग को मूल स्थान से हटाये बिना किसी अन्य स्थान पर डालने के लिए Copy& Paste कमांड का प्रयोग किया जाता है।

COPY = Ctrl + C दबायें

CUT = Ctrl + X दबायें

PASTE = Ctrl + V दबायें

  • एक बार Cut या Copy किये गए डाक्यूमेंट को हम कई बार Paste कर सकते हैं। 

  • मेन्यू में Paste विकल्प तभी प्रभावी होता है जब क्लिप बोर्ड में कोई आब्जेक्ट Cut या Copy कर रखा गया हो। 

मेल मर्ज (Mail Merge)

  • यह वर्ड प्रोग्राम में उपलब्ध एक सुविधा है। एक ही तरह की सूचना अलग-अलग स्थानों पर तथा अनेक लोगों को भेजने के लिए इस सुविधा का प्रयोग किया जाता है। 

  • मुख्य सूचना या पत्र को Main Document कहा जाता है जबकि लोगों के नाम, पता, टेलीफोन नंबर (Name, Address, Tele No) आदि को Data Source में रखा जाता है।

  • Main Document तथा Data Source को Merge कर देने पर Main Document के प्रत्येक पेज पर अलग-अलग लोगों के नाम, पता तथा टेलीफोन नंबर आदि दर्ज हो जाते हैं जिसका प्रिंट लिया जा सकता है। 

  • इससे हर पेज पर अलग से नाम व पता दर्ज करने की आवश्यकता नहीं रह जाती। 

वर्ड प्रोग्राम बंद करना (Close a word Program) 

  • फाइल मेन्यू पर Close या Exit बटन दबायें। 

(File> Close या File> Exit).

  • का बोर्ड पर Alt + F4 या Ctrl + W बटन दबायें। 

  • टाइटल बार पर [X] icon को क्लिक करें।

MS EXCEL

  • माइक्रोसाफ्ट एक्सेल माइक्रोसाफ्ट ऑफिस सूईट (MS Office Suit) का एक भाग है जो विंडोज आपरेटिंग सिस्टम साफ्टवेयर के साथ प्रयोग होने वाला स्प्रेडशीट (Spreadsheet) प्रोग्राम है।

  • स्प्रेडशीट साफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग गणितीय गणनाओं (Mathematical Calculations), सांख्यिकीय (Statistical) डाटा के विश्लेषण, बजट बनाने तथा एकाउटिंग वर्कशीट के निर्माण, वित्तीय लेनदेन (Financial Transaction) का रिकार्ड रखने, पेरोल (Pay-roll) तैयार करने, सामानों का रिकार्ड रखने आदि कार्यों में किया जाता है।

vpjhbgxiEvLdzfx81Ud2S5eJ4nz6anBaoCrXLSq9szDleO9Pf09LARktvTy2YbOfL uWrLc FJ7FGntxEitPTT e5e7fugRTXVQAJv7NNI7lnkgxhSaZaLQeHAeTnhLO H 5g1eP

वर्कबुक तथा वर्कशीट (Workbook and Worksheet)

  • एक्सेल प्रोग्राम में काम करने के लिए निर्मित फाइल को (Workbook) कहा जाता है। 

  • वर्कबुकं वर्कशीट का संग्रह (Collection of Worksheet) होता है। 

  • प्रत्येक वर्कबुक में स्वतः (by default) तीन वर्कशीट होते हैं। 

  • वर्कबुक में वर्कशीट की संख्या इच्छानुसार घटायी या बढ़ाई जा सकती है।

  • वर्कशीट (Worksheet) एक स्प्रेडशीट है जो एक्सेल प्रोग्राम का कार्यक्षेत्र (Working area) होता है। 

  • वर्कशीट को रो (Row) और कॉलम (Column) में विभाजित किया जाता है। 

  • रो और कॉलम का मिलान बिंदु (intersection) सेल (Cell) कहलाता है। 

  • इस प्रकार, वर्कशीट सेल का संग्रह (Collection of cells) है। 

  • Microsoft Excel 2010 साफ्टवेयर के वर्कशीट में कुल 10,48,576 रो तथा 16,384 कॉलम होते हैं। 

    • वर्कशीट में रो को संख्या 1 से 10,48,576 तक से दर्शाया जाता है 

    • कॉलम को अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षरों A से XFD (A से Z, पुनः AA से AZ, BA से Bz…….., AAA से XFD) तक से दर्शाया जाता है। 

    • वर्कशीट में Vertical cells (ऊपर से नीचे) को कॉलम कहा जाता है 

    • horizontal cells (बायें से दायें) को रो कहा जाता है।

सेल (Cell)

  • वर्कशीट में रो और कालम का मिलान बिंदु (Inter section) सेल (Cell) कहलाता है। 

  • वर्कशीट में सेल एक आयताकार बाक्स होता है, जहां डाटा इंटर किया जा सकता है। 

  • किसी सेल को उसके कॉलम के अक्षर तथा रो की संख्या से जाना जाता है जिसे सेल एड्रेस (Cell address) कहा जाता है। 

जैसे 

A8 (कॉलम-A, रो-8) 

AB15 (कॉलम-AB, रो-15) 

AD 156 (कॉलम-AD; रो156) 

इस प्रकार, वर्कशीट में पहले सेल का एड्रेस A1 होगा जबकि अंतिम सेल का एड्रेस XFD 1048576 होगा।

  • सेल वर्कशीट की सबसे छोटी इकाई है जहां डाटा इंटर किया जा सकता है। 

  • एक्सेल स्प्रेडशीट की सारी गणना सेल में ही की जाती है, अतः सेल को एक्सेल प्रोग्राम का मूल तत्व (Basic Building Block) कहा जाता है। 

एक्टिव सेल (Active Cell)

  • जिस सेल में वर्तमान में डाटा इंटर किया जा रहा है, उसे एक्टिव सेल कहा जाता है। 

    • Insertion Point या कर्सर एक्टिव सेल में ही दिखाई देता है। 

  • एक्टिव सेल का बार्डर हाइलाइट रहता है तथा इस सेल का एड्रेस Address Bar पर दिखाई देता है। 

  • एक्टिव सेल का डाटा सेल के साथ-साथ फार्मूला बार पर भी दर्शाया जाता है। 

  • किसी डाटा को एक्टिव सेल में ही Enter या Edit किया जा सकता है। 

  • किसी सेल पर माउस से क्लिक कर या ऐरो (Arrow) बटन द्वारा उसे सेलेक्ट कर एक्टिव सेल बनाया जा सकता है।

  • एक्सेल के किसी एक सेल में अधिकतम 32,767 कैरेक्टर प्रदर्शित किए जा सकते हैं। 

एक्सेल विंडो के मुख्य घटक (Main Components of MS Excel Window)

टाइटल बार (Title Bar) : 

  • टाइटल बार एक्सेल विंडो के सबसे ऊपर स्थित होता है। 

  • इस पर क्विक एक्सेस टूलबार, वर्कबुक का नाम तथा Minimise, Restore Maximise तथा Close बटन होता है। य

  • दि वर्कबुक को कोई नाम नहीं दिया गया है तो यह स्वतः (by default) Book 1.xlsx नाम दर्शाता है।

क्विक एक्सेस टूलबार (QuickAccess Toolbar): 

  • यह टाइटल बार पर बायीं ओर स्थित होता है जिस पर अक्सर प्रयोग होने वाले टूल के आइकन होते हैं। 

  • डिफाल्ट रूप में, क्विक एक्सेस टूलबार पर Save, Undo तथा Redo बटन होता है। 

  • हम इस टूलबार पर बने ऐरो की (arrow key) का प्रयोग कर अन्य टूल जोड़ सकते हैं।

रिबन टैब (Ribbon Tab) : 

  • माइक्रोसाफ्ट विंडो में कमांड टैब की लाइन रिबन टैब कहलाता है। 

  • एक्सेल विंडो में रिबन टैब टाइटल बार के नीचे स्थित होता है। 

  • एक्सेल रिबन टैब टाइटल बार के नीचे स्थित होता है। 

  • एक्सेल रिबन टैब पर निम्नलिखित कमांड टैब होते हैं

File 

  • इसमें नया वर्कबुक खोलने (New), पहले से बने वर्कबुक खोलने (Open), वर्कबुक को Save, Print, Share करने आदि के विकल्प होते हैं।

Home

  • इसमें Clipboard, Font, Alignment, Numbers, Style, Cells तथा Edit से संबंधित आइकन व विकल्प होते हैं।

Insert

  • Table, Chart, Illustrations, Links tifa to वर्कशीट में डालने (insert) से संबंधित आइकन तथा विकल्प

Draw

  • ड्राइंग टूल से संबंधित आइकन तथा विकल्प

Page Layout 

  • Page Layout (विंडो में पेज को प्रदर्शित करने) तथा Page setup (प्रिंट होने पर पेज की स्थिति) से संबंधित विकल्प

Formulas 

  • Formula, Function संबंधित विकल्प

Data

  • डाटा प्राप्त करने (Enter), उसे Edit, Process, sort, Filter करने से संबंधित विकल्प

Review

  • Proofreading, Accessibility, Comments, Language विकल्प 

View 

  • वर्कबुक को प्रदर्शित करने (view), show, Hide, Zoom आदि के विकल्प. 

एड्रेस बार (Address Bar) 

  • यह रिबन टैब के नीचे स्थित आयताकार बॉक्स होता है जहां एक्टिव सेल का एड्रेस प्रदर्शित होता है। 

  • यदि एक से अधिक सेल को सेलेक्ट किया गया है तो यह पहले सेल का एड्रेस दर्शाता है।

फार्मूला बार (Formula Bar) 

  • यह एड्रेस बार के बायीं ओर स्थित आयताकार बाक्स है, जहां किसी फंक्शन या फार्मूला को टाइप या इडिट किया जा सकता है। 

  • एक्टिव सेल में टाइप किया गया डाटा या फार्मूला फार्मूलाबार पर प्रदर्शित होता है। 

  • इस कारण, फार्मूला बार का उपयोग एक्टिव सेल में डाटा इंटर करने तथा डाटा और फार्मूला को Edit करने के लिए किया जा सकता है।

  • एक्सेल प्रोग्राम में किसी फार्मूला का आरंभ ‘=’ (बराबर है) चिह्न से होता है। 

वर्कशीट विंडो (WorksheetWindow) 

  • एक्सेल विंडो में फार्मूला बार के नीचे सेल का समूह (Collection of cells) होता है जिसे वर्कशीट विंडो कहा जाता है। 

  • वर्कशीट वास्तव में एक्सेल का कार्यक्षेत्र (Working area of excel) होता है। 

  • यहां डाटा को Enter, edit तथा प्रोसेस किया जाता है। 

  • एक्टिव वर्कशीट का कंटेंट वर्कशीट विंडो पर प्रदर्शित होता है।

कॉलम नेम (Column Name)

  • वर्कशीट विंडो में सबसे ऊपर बायें से दायें (horizontally) कॉलम नेम प्रदर्शित होता है। 

  • कॉलम नेम को अंग्रेजी वर्णमाला के अक्षरों से दर्शाया जाता है जो ‘A’ से ‘XFD’ तक हो सकता है।

रो नम्बर (Row Number)

  • वर्कशीट विंडो के बायीं ओर ऊपर से नीचे (Vertically) रो नम्बर प्रदर्शित होता है। 

  • रो नम्बर को अंकों से दर्शाया जाता है, जो 1 से 10,48,576 तक हो सकता है। 

शीट टैब (Sheet Tab)

  • यह वर्कशीट विंडो के सबसे नीचे रिबन पर स्थित होता है। 

  • शीट टैब पर वर्कबुक में स्थित सभी वर्कशीट का नाम टैब में दर्शाया जाता है। 

  • इस टैब को क्लिक कर हम एक वर्कशीट से दूसरे वर्कशीट तक जा सकते हैं, पर एक बार में केवल एक वर्कशीट ही एक्टिव होता है।

  • शीट टैब का प्रयोग कर वर्कबुक में नया वर्कशीट डाला जा सकता है तथा पुराने वर्कबुक का नाम बदला (Re-name) जा सकता है। 

  • शीट टैब द्वारा किसी वर्कशीट को Move or Copy विकल्प के जरिए पूरा का पूरा कॉपी कर किसी अन्य वर्कबुक में ले जाकर नये वर्कशीट की तरह जोड़ा जा सकता है। 

व्यू बटन (View Button)

  • यह स्टेटस बार (Status Bar) के दायें भाग में स्थित होता है जिस पर 3 आइकन होते हैं जो वर्कशीट के अलग-अलग view को प्रदर्शित करता है।

Normal Layout View

  • यह वर्कशीट के सेल को कॉलम नाम तथा रो नम्बर के साथ दिखाता है। 

 Page Layout View

  • यह एक्सेल पेज प्रिंट होने पर कैसा दिखेगा, उसे दर्शाता है। इस व्यू में Margin, Header तथा Footer भी प्रदर्शित होता है। 

Page Break View

  • यह व्यू पेज प्रिंट करने पर पेज ब्रेक कहाँ आएगा, यह दर्शाता है। 

सेल रेंज (Cell Range)

  • एक्सेल में दो या अधिक सेल का समूह (Group of Cells) सेल रेंज कहलाता है। 

  • सेल रेंज को पहले सेल के एड्रेस तथा अंतिम सेल के एड्रेस के बीच कॉलन (:) डालकर इंगित किया जाता है। 

जैसे— A1 : A5, A5 : A8 

सेल/सेल रेंज को सेलेक्ट करना (Select a Cell/Cell range) :

  • किसी सेल को सेलेक्ट करने के लिए

    • उस सेल पर क्लिक करें, या 

    • की बोर्ड ऐरो की की सहायता से सेल कर्सर को वांछित सेल तक ले जाए, या 

    • एड्रेस बार पर सेल का एड्रेस टाइप करें।

  • सेलेक्ट किए गए सेल के चारों ओर गहरा बार्डर दिखाई देता है तथा उसका कॉलम नाम और रो संख्या हाइलाइट हो जाता है।

  • पूरे कॉलम को सेलेक्ट करने के लिए उस कालम नेम पर क्लिक करें। 

  • पूरे रो को सेलेक्ट करने के लिए रो नम्बर पर क्लिक करें। 

  • किसी सेल को सेलेक्ट कर Tab बटन दबाने से कर्सर एक सेल दायें (जैसे A5 से B5 में) चला जाता है। 

  • Enter बटन दबाने से कर्सर एक सेल नीचे (जैसे A5 से A6 में) चला जाता है।

किसी Cell range को सेलेक्ट करने के लिए

  • सेल रेंज के प्रथम सेल पर क्लिक कर सेल के दायें निचले किनारे (Right bottom edge) को अंतिम सेल तक ड्रैग करें या 

  • की बोर्ड ऐरो की द्वारा सेल कर्सर को प्रथम सेल तक ले जाएं। अब Shift + Arrow key द्वारा अंतिम सेल तक ले जाएं। 

  • सेलेक्ट होने पर सेल रेंज का बार्डर गहरे रंग का हो जाता है तथा पहले सेल को छोड़कर पूरा सेल रेंज हाइलाइट हो जाता है। 

  • किसी अन्य सेल पर क्लिक करने से सेल या सेल रेंज-De-Select हो जाता है।

  • किसी सेल या सेल रेंज को हम Cut, Copy, Paste, Edit, Delete या Merge कर सकते हैं। 

  • Cut या Copy किए गए सेल या सेल रेंज का बार्डर डैश लाइन (—) में बदल जाता है। 

फार्मूला (Formula) 

  • एक्सेल वर्कशीट में गणना के लिए निर्देशों का समूह, जो सेल में दिए गए डाटा को प्रोसेस कर निर्धारित परिणाम देता है, फार्मूला (Formula) कहलाता है। 

  • फार्मूला को वर्कशीट में फार्मूला बार पर टाइप कर बनाया जाता है। 

  • कोई भी फार्मूला किसी एक सेल, अलग-अलग सेल या सेल के समूह (Cell Range) पर लागू किया जा सकता है। 

  • किसी सेल में स्थित फार्मूला को Cut या Copy कर किसी दूसरे सेल या सेल रेंज में Paste किया जा सकता है। 

  • यदि किसी सेल के डाटा में परिवर्तन होता है, तो फार्मूला के आधार पर उसका परिणाम स्वयं परिवर्तित हो जाता है।

  • एक्सेल में प्रत्येक फार्मूला का आरंभ ‘=’ चिह्न से होता है। 

= Sum (A1:A5) फार्मूला का उदाहरण है जो सेल A1 से सेल A5 तक का योग करता है। 

एक्सेल में फार्मूला की सहायता से Sum, average, count, multiply, product, devide, maximum, minimum, sort, logical functions तथा अनेक तरह की अन्य गणनाएं तथा विश्लेषण कर सकते हैं। 

आटो सम (Auto Sum-2)

  • आटो सम की सहायता से वर्कशीट में किसी सेल रेंज के डाटा का योग निकाला जाता है। इसके लिए horizontally या vertically सेल रेंज का चयन कर Auto sum आइकन पर क्लिक करें। 

  • अगर इसके बाद सेल के किसी डाटा या वैल्यू में परिवर्तन होता है तो उनके योग का परिणाम भी स्वतः परिवर्तित हो जाएगा।

  • एक्सेल प्रोग्राम में Subtract (घटाव) का कोई फंक्शन नहीं होता है। इसके लिए अंक के साथ (-) चिह्न लगाकर SUM फार्मूला का उपयोग किया जाता है। 

7. एक्सेल वर्कबुक खोलना (Open excel workbook) 

  • Start > All Programs> Microsoft Office > MS Office Excel द्वारा नया वर्कबुक खोल सकते हैं। या 

  • MS Office Excel आइकन पर डबल क्लिक करें। File > Open (Ctrl + O) द्वारा पहले से Save की गई वर्कबुक खोल सकते हैं। File > New (Ctrl + N) द्वारा नया वर्कबुक खोल सकते हैं। 

  • एक्सेल 2010 प्रोग्राम में किसी एक्सेल फाइल का एक्सटेंशननाम .xlsx होता है। 

8. वर्कबुक में नया वर्कशीट डालना (Insert New Worksheet in Workbook)

  • Home > Insert > Insert sheet को क्लिक करें। नया वर्कशीट खुल जाएगा। या 

  • शीट टैब पर राइट क्लिक करें। पॉपअप मेन्यू में Insert पर क्लिक करें। Insert डायलॉग बाक्स खुलेगा। इसमें worksheet का चयन कर ok पर क्लिक करें। नया वर्कशीट जुड़ जाएगा। या 

  • शीट टैब पर उस वर्कशीट के टैब पर क्लिक करें जिसके बाद नया वर्कशीट डालना है। शीट टैब पर बने Insert Sheet  आइकन पर क्लिक करें। नया वर्कशीट जुड़ जाएगा। 

वर्कशीट का नाम बदलना (Rename a worksheet) 

  • वर्कबुक में वर्कशीट को स्वतः (by default) Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3  नाम दिया जाता है। 

  • Rename प्रक्रिया द्वारा वर्कशीट को नया नाम दिया जा सकता है। 

  • शीट टैब पर स्थित वर्कशीट के नाम पर डबल क्लिक करें या वर्कशीट टैब पर राइट क्लिक कर पॉप अप मेन्यू से Rename विकल्प चुनें। या Format > Rename Sheet विकल्प चुनें। 

  • Rename विंडो में नया नाम डालकर Enter बटन दबायें।

  • Microsoft Excel 2010 में किसी वर्कशीट का नाम अधिकतम 31 कैरेक्टर तक हो सकता है। 

वर्कशीट को एक स्थान से दूसरे स्थान तक ले जाना (Moving worksheet) 

  • पूरे वर्कशीट को एक वर्कबुक से हटाकर या कॉपी कर दूसरे वर्कबुक में ले जाया जा सकता है। 

    • इसके लिए उस वर्कशीट को Open करें जिसे हटाना है। 

    • शीट टैब पर राइट क्लिक कर पॉपअप मेन्यू में Move or Copy विकल्प चुनें 

    • Home > Cells > Format > Move or Copy पर क्लिक करें। 

    • Move or Copy डायलॉग बाक्स खुलेगा जहां Create of copy का चयन करें। 

    • Before sheet बाक्स में उस वर्कशीट का चयन करें जिसके पहले यह वर्कशीट का चयन करें जिसके पहले यह वर्कशीट लगाना है। पुनः ok बटन पर क्लिक करें।

  • वर्कशीट के किसी भाग को एक स्थान से दूसरे स्थान तक ले जाने के लिए Copy and Paste और Cut and Paste विकल्प का उपयोग करें। 

एक्सेल में प्रयोग होने वाले की शार्टकट 

(Excel Key Board Shortcut Keys)

Crl+N

नया वर्कबुक खोलना (New)

Ctrl+o 

पहले से बनाये गए वर्कबुक को खोलना (Open)

Ctrl + W

वर्तमान विंडो को बंद (Close) करना

Ctrl+D Fill down

वर्तमान सेल के नीचे के सेल में वहीं डाटा डालना

Ctrl+R Fill Right

वर्तमान सेल के दायें सेल में वहीं डाटा डालना

Ctrl+ G

Go to – किसी विशेष सेल में जाना

Home

किसी रो के आरंभ में जाना

Ctrl+ Home

वर्कशीट के आरंभ (A1 सेल) में जाना

Ctrl + End

वर्कशीट के अंतिम सेल में जाना

Ctrl + Page down

अगले (Next) वर्कशीट में जाना

Ctrl + Page up

पिछले (Previous) वर्कशीट में जाना

Tab

वर्तमान सेल से एक सेल दायें जाना

Shift + Tab

वर्तमान सेल से एक सेल बायें जाना

Ctrl + Tab

एक वर्कबुक से दूसरे वर्कबुक में जाना

Arrowkey

वर्तमान सेल से एक सेल दायें-बायें या ऊपर-नीचे जाना

Enter

वर्तमान सेल से एक सेल नीचे जाना

Alt+ Enter

उसी सेल में एक नई लाइन स्टार्ट करना

Ctrl + Spacebar

वर्तमान सेल के पूरे कॉलम को सेलेक्ट करना

Shift + Spacebar

वर्तमान सेल के पूरे रो को सेलेक्ट करना

=

फार्मूला का आरंभ करना

Alt + +

आटोसम (Auto sum) डालना

Ctrl+T 

वर्तमान सेल में टेबल डालना

Ctrl+1 Format cell

डायलाग बाक्स खोलना

Shift + F11 

वर्कबुक में नया वर्कशीट डालना

F2

सेलेक्ट किए गए सेल को Edit करना

Name

Released

1

Version 1

1985

2

Excel 2

1987

3

Excel 3

1990

4

Excel 4

1992

5

Excel 5

1993

7

Excel 95

1995

8

Excel 97

1997

9

Excel 2000

1999

10

Excel 2002

2001

11

Microsoft Office Excel 2003

2003

12

Microsoft Office Excel 2007

2007

14

Microsoft Office Excel 2010

2010

15

Microsoft Excel 2013

2013

16

Microsoft Excel 2016

2016

17

Microsoft Excel 2019

2019